Selanjutnya dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA menurut Undang-Undang Kearsipan ini juga tercantum dalam Pasal 1 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002.
Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi, dan nasib akhir arsip, masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi.
Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undangan dapat ditarik kesimpulan bahwa jadwal retensi arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip.
Sedangkan dasar hukum tentang jadwal retensi secara kronologis kesejarahan adalah dimulai dengan adanya Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, kemudian Surat Edaran No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip dan aturan pelaksanaan lain di setiap instansi, seperti Kepmendagri No. 43 Tahun 1985 tentang Jadwal Retensi Arsip Depdagri, Kep. Gub. Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat No. 19 Tahun 1994 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Terakhir yaitu adanya Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Berdasarkan Pasal 11 ayat (4) UU tersebut, ditegaskan bahwa jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.
Konsekuensi akhir dari penyusunan jadwal retensi arsip adalah pengambilan keputusan mengenai arsip mana yang akan dimusnahkan dan mana yang akan disimpan. Hal ini berarti kegiatan selanjutnya adalah pemusnahan arsip.
Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara dalam menyusutkan arsip. Menurut Pasal 2 PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, dikatakan bahwa penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Demikian penjelasan secara lebih mendalam tentang jadwal retensi arsip. Semoga tulisan singkat ini dapat memberi gambaran lebih jelas tentang apa itu jadwal retensi arsip atau yang lebih dikenal dengan sebutan JRA. ***
