Pengertian Daluwarsa Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Hubungan antara Daluwarsa Arsip Dengan JRA

ASPIRASIKU – Pengertian daluwarsa arsip secara metode analitik divergen yaitu berasal dari dua kata yaitu daluwarsa dan arsip.

Daluwarsa menurut Pasal 1946 Kitab Undang Undang Hukum Perdata adalah suatu alat untuk memperoleh sesuatu atau untuk dibebaskan dari suatu perikatan dengan lewatnya suatu waktu tertentu dan atas syarat syarat yang dtentukan undang undang, sedangkan arsip adalah catatan tertulis.

Dapat disimpulkan daluwarsa arsip adalah dengan lewatnya waktu tertentu yang ditentukan oleh peraturan maka arsip tidak dapat dijadikan alat bukti yang sah lagi.

Maka menjadi sia-sia jika arsip tersebut tetap dipertahankan padahal sudah melewati jangka waktu tertentu (daluwarsa).

Baca Juga: Contoh Soal UAS PAS IPA Kelas 10 SMA MA SMK dan Kunci Jawaban Semester 1 Materi Biologi dan Fisika

Pengertian Jadwal Retensi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Pasal I angka 23 , menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Sedangkan menurut ahli kearsipan, Zulkifli Amsyah jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan.

Pendapat lain dikemukakan oleh A.W. Widjaja mengartikan jadwal retensi arsip sebagai suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan.

Baca Juga: Waspadai Modus Penipuan Online Terbaru Berkedok Kurir Paket! Salah Unduh File, Saldo Rekening Melayang

Dengan demikian jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan seperti berikut:

1. Lamanya masing masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file inaktif (pusat penyimpanan arsip inaktif / records center).

2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing masing atau sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

Selanjutnya, hubungan antara daluwarsa arsip dengan jadwal retensi arsip berdasarkan aturan daluwarsa arsip dan jadwal retensi arsip terrdapat saling hubungan sekaligus perbedaan.

Hubungannya terutama dalam amsalah penentuan arsip yang sudah tidak lagi berguna dari segi hukum yang akan dijadikan sebagai alat pembuktian di pengadilan.

Artinya bisa saja daluwarsa arsip ini ditentukan oleh jadwal retensi arsip. Arsip yang sudah melewati jangka waktu tertentu dalam jadwal retensi arsip dapat berarti sudah daluwarsa, tetapi dapat juga juga berarti daluwarsa jika secara tegas ada peraturan yang mengatur lain mengenai jangka waktu daluwarsanya.