Penataan Arsip Berbasis Sistem Agenda, Mahasiswa Kearsipan dan Perpustakaan Wajib Paham

ASPIRASIKU – Sistem agenda dalam penataan arsip dikenal juga dengan nama sistem register dan di wilayah asalnya Negeri Belanda dikenal sebagai registratuure stelsel.

Sistem kearsipan ini mulai digunakan di negeri Belanda sejak tahun 1823.

Keunggulan sistem kearsipan ini (pada masanya) karena sudah disertai berbagai jalan masuk yang lebih terarah.

Baca Juga: Chord Gitar Lagu ‘Main Hati’ – Andra And The Backbone dari Kunci Dasar D

Seperti buku-buku, indeks, serta terapan (suatu daftar berisi nama, tempat, dan berbagai subject heading yang disusun secara alfabetis dan berfungsi sebagai jalan masuk terhadap buku-buku indeks).

Dalam pelaksanaan pengurusan surat sistem kearsipan jenis agenda ini menggunakan sarana buku (buku agenda atau buku register) untuk pencatatan surat masuk atau surat keluar dan buku ekspedisi untuk distribusinya.

Adapun ciri-ciri umum dari sistem agenda ini terdiri atas beberapa unsur berikut:

Baca Juga: Ibunda Menangis Terharu Hingga Lemas, Saat Glenca Chysara Minta Maaf Sebelum Ijab Kabul

1. Surat-surat masuk dan surat-surat keluar terpisah dalam penempatan pemberkasannya;

2. Pengelompokan surat-surat masuk dan surat-surat keluar cenderung berupa bundel-bundel yang dibukukan;

3. Penyusunan surat-surat secara kronologis berdasarkan penciptanya: perpindahan arsip dari pejabat yang satu kepada pejabat lainnya atau dari bagian arsip ke bagian lainnya dikendalikan melalui buku agenda atau register;

Baca Juga: Antusias Nobar Piala Dunia 2022, Warga Mulai Beramai-ramai Pasang layar Tancap Buat Nonton Bareng

5. Praklasifikasi dan posklasifikasi surat-surat tersebut selalu dilakukan agar mempermudah penemuan kembali surat-surat itu serta memudahkan penilaian arsip untuk tujuan pemusnahannya.

Penataan berkas umumnya didasarkan atas tanggal surat ataupun terkadang berdasarkan nama pengirim surat.