Prinsip-Prinsip Akses Arsip Statis yang Disimpan di Lembaga Kearsipan, 7 Hal Penting Ini Mesti Kamu Ketahui

ASPIRASIKU - Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kata "akses" berarti jalan masuk, terusan, dan pembacaan data.

Kata "akses" jika dirangkai dengan dengan kata "arsip" menjadi "akses arsip" yang berarti jalan masuk terhadap arsip.

Katelaar (1985) mendefinisikan bahwa akses arsip adalah tersedianya arsip untuk konsultasi dan penggunaan karena adanya wewenang berdasarkan hukum dan tersedianya sarana penemuan kembali.

Akses arsip statis ialah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Baca Juga: 7 kebiasaan Buruk yang Membuat Anda Merasa Gundah

Meskipun arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan merupakan memori kolektif bangsa dan pada dasarnya terbuka untuk diakses oleh publik secara umum.

Tetapi, tetap ada kebijakan dan regulasi yang dibutuhkan agar setiap proses penggorganisasian, temu kembali dan terutama pemanfaatan atau penggunaan arsip statis tersebut dapat sesuai dengan aturan yang berlaku di negara kita, Indonesia.

Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan ketika lembaga kearsipan memberikan akses arsip statis yang dikelolanya kepada masyarakat/publik pengguna arsip statis, yaitu sebagai berikut:

1. Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan, arsip statis secara sah memang sudah dapat dibuka (principle of legal authorization) untuk umum atau publik.

2. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids) yang memadai dan telah sesuai dengan standar bidang ilmu kearsipan, finding aids ini bisa dalam bentuk manual maupun elektronik.