ASPIRASIKU - Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kata "akses" berarti jalan masuk, terusan, dan pembacaan data.
Kata "akses" jika dirangkai dengan dengan kata "arsip" menjadi "akses arsip" yang berarti jalan masuk terhadap arsip.
Katelaar (1985) mendefinisikan bahwa akses arsip adalah tersedianya arsip untuk konsultasi dan penggunaan karena adanya wewenang berdasarkan hukum dan tersedianya sarana penemuan kembali.
Akses arsip statis ialah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Baca Juga: 7 kebiasaan Buruk yang Membuat Anda Merasa Gundah
Meskipun arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan merupakan memori kolektif bangsa dan pada dasarnya terbuka untuk diakses oleh publik secara umum.
Tetapi, tetap ada kebijakan dan regulasi yang dibutuhkan agar setiap proses penggorganisasian, temu kembali dan terutama pemanfaatan atau penggunaan arsip statis tersebut dapat sesuai dengan aturan yang berlaku di negara kita, Indonesia.
Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan ketika lembaga kearsipan memberikan akses arsip statis yang dikelolanya kepada masyarakat/publik pengguna arsip statis, yaitu sebagai berikut:
1. Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan, arsip statis secara sah memang sudah dapat dibuka (principle of legal authorization) untuk umum atau publik.
2. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids) yang memadai dan telah sesuai dengan standar bidang ilmu kearsipan, finding aids ini bisa dalam bentuk manual maupun elektronik.
3. Kondisi fisik dan informasi yang terkandung di dalam arsip statis yang akan boleh diakses dan dapat diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaan baik dan tidak dalam kerawanan akan kerusakan.
Baca Juga: Cari Mobil Bekas Pilihan Hatchback di Tahun 2023 dengan Harga Terbaik
4. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan dan pelestarian atau terhindar dari risiko kerusakan, kehilangan, dan vandalisme yang mungkin dapat terjadi akibat aktivitas oleh petugas dan terutama pengguna arsip statis.
5. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar dengan pelayanan paling mendasar, tanpa biaya (free), kecuali memang ada kebijakan atau aturan dinyatakan lain/diatur dengan PNBP (pendapatan negara bukan pajak).
6. Ketersediaan akses arsip statis dilakukan melalui prosedur yang jelas (transparan), sebaiknya dilengkapi dengan manual prosedur atau SOP (standar operasional prosedur) yang dapat diterapkan kepada semua pengguna arsip statis tanpa membedakan (diskriminasi) apa pun kebangsaannya, latar belakang, usia, kualifikasi, atau kepentingan penelitiannya.
7. Prosedur akses harus sesederhana mungkin untuk menjamin perlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan, pemindahan, atau perusakan.
