Tahapan dan Proses Penyusutan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

ASPIRASIKU - Penyusutan arsip adalah tahapan akhir dari siklus hidup perjalanan arsip. Keberadaan arsip dimulai dari penciptaan, digunakan kemudian diakhiri dengan penyusutan.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi arsip dengan prosedur melalui pemindahan, penyerahan ke pihak lain dan pemusnahan, dengan melihat kurun waktu tertentu.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara;

1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Baca Juga: Hingga Detik Ini, Arsip Peristiwa G30S PKI di ANRI Masih Tertutup Erat

Secara lebih detail berikut tahapan penyusutan :
Seleksi dan penilaian arsip merupakan kegiatan memilah dan menentukan nilai guna arsip, jangka simpan, dan nasib akhir arsip tersebut. apakah dimusnahkan atau menjadi arsip statis.

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif dan dari arsip dinamis inaktif ke arsip statis.

Pemindahan arsip inaktif merupakan kegiatan memindahkan atau mentransfer arsip inaktif dari central file di unit-unit kerja (office area) ke pusat arsip di unit kearsipan (storage area).

Tujuannya untuk mengurangi penumpukan arsip agar arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (arsip aktif) mudah ditemukan kembali apabila diperlukan.

Baca Juga: Pentingnya Arsip sebagai Sumber Penelitian: Hal-Hal yang Wajib Diketahui Mahasiswa Kearsipan,dan Perpustakaan 

Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (arsip inaktif), yang jarang digunakan seperti hanya 1 kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah yaitu dengan cara memindahkannya ke unit kearsipan sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi.

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau habis masa simpannya dengan menggunakan teknik dan metode tertentu sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat dikenali lagi.

Dalam melakukan pemusnahan arsip memiliki risiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang terlanjut dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Menurut Sulistyo dan Basuki, ada 4 metode pemusnahan arsip statis, yaitu: Pencacahan, Pembakaran, Pemusnahan kimiawi dan Pembuburan

Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan menyerahkan atau transfer arsip statis dari lembaga pencipta atau pemilik arsip ke lembaga kearsipan (ANRI/lembaga kearsipan tingkat propinsi/kabupaten/kota.

Penyerahan arsip statis bertujuan untuk penyelamatan dan pelestarian arsip statis sebagai memori kolektif bangsa sehingga dapat dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat dan bangsa.