Jadwal Retensi Arsip (JRA), Simak Definisi dan Fungsinya untuk Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip

- Kamis, 8 Desember 2022 | 18:20 WIB
Jadwal Retensi Arsip (JRA), Simak Definisi dan Fungsinya untuk Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip (Utah State Archives and Records Service)
Jadwal Retensi Arsip (JRA), Simak Definisi dan Fungsinya untuk Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip (Utah State Archives and Records Service)

ASPIRASIKU – Menurut Zulkifli Amsyah, jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan.

Sedangkan A.W. Widjaja mengartikan jadwal retensi arsip sebagai suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan, seperti berikut ini.

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file inaktif (pusat penyimpanan arsip).

2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

Baca Juga: Tahapan dan Proses Penyusutan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Pengertian tentang jadwal retensi arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan perundang-undangan kearsipan."

Pendapat para pakar kearsipan Rick (1992) mendefinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna.

Selanjutnya pandangan, Penn (1989) yang mendefinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A. Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen.

Pakar kearsipan berikutnya, Jay Kennedy mengemukakan bahwa JRA ialah suatu daftar series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk disimpan dalam jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif.

Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip.

Halaman:

Editor: Tampan Fernando

Tags

Artikel Terkait

Terkini

X