Jadwal Retensi Arsip (JRA), Simak Definisi dan Fungsinya untuk Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip

ASPIRASIKU – Menurut Zulkifli Amsyah, jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan.

Sedangkan A.W. Widjaja mengartikan jadwal retensi arsip sebagai suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan, seperti berikut ini.

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file inaktif (pusat penyimpanan arsip).

2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

Baca Juga: Tahapan dan Proses Penyusutan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Pengertian tentang jadwal retensi arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan perundang-undangan kearsipan."

Pendapat para pakar kearsipan Rick (1992) mendefinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna.

Selanjutnya pandangan, Penn (1989) yang mendefinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A. Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen.

Pakar kearsipan berikutnya, Jay Kennedy mengemukakan bahwa JRA ialah suatu daftar series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk disimpan dalam jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif.

Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip.

Baca Juga: Pengertian Daluwarsa Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Hubungan antara Daluwarsa Arsip Dengan JRA

Selanjutnya jika mengacu definisi yang dirumuskan Lembaga Profesi Kearsipan, Association of Records Management and Administration jadwal retensi ialah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip.

Sedangkan, International Council on Archives menyebutkan bahwa jadwal retensi arsip adalah dokumen yang menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar pengesahan penyimpanan permanen, serta pemusnahan arsip yang tidak berguna setelah jarak waktu simpan yang ditentukan terlewati.

Setidaknya, berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi arsip adalah komponen dari program manajemen arsip yang berisi jangka simpan arsip, yang menggambarkan arsip dari suatu badan penciptanya sebagai dasar hukum penyimpanan arsip bernilai permanen maupun pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna.

Tambahan lagi, jika merujuk pada Peraturan Perundangan menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.