9 Kemudahan Pengelolaan Arsip Berbasis Sistem Kearsipan Elektronik, Termasuk Kelebihan dan Kekurangannya

ASPIRASIKU - Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manaiemen arsip.

Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain adalah:

1. Mudah dioperasikan

Di dalam program komputer dikenal istilah human computer interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-progarm aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya.

Sebagai contoh jika pengguna ingin mencetak, tinggal menekan tombol printer, untuk menyimpan tinggal menekan gambar disket.

Untuk menghapus tekan gambar gunting dan lain sebagainya. Komputer juga memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan file-file dalam bentuk file gambar.

Baca Juga: Hingga Detik Ini, Arsip Peristiwa G30S PKI di ANRI Masih Tertutup Erat

Apalagi perkembangan teknologi yang ada semakin memberikan dukungan untuk itu, misalnya dengan adanya scan memberikan kemudahkan kita melakukan transformasi dokumen asli ke dalam dokumen digital.

2. Tampilan yang menarik

Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan kenyamanan bagi penggunanya.

Bahkan komputer juga memungkinkan kostumisasi sehingga pengguna bisa mengatur sendiri desktop aplikasi seperti warna. Gambar font dan lain sebagainya sesuai keinginan masing masing.

3. Fasilitas Pencarian Dokumen

Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen.

Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexible sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen.