9 Kemudahan Pengelolaan Arsip Berbasis Sistem Kearsipan Elektronik, Termasuk Kelebihan dan Kekurangannya

Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan teerjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah kadaluwarsa.

Sehingga kita bisa menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam dokumen pasif.

Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita bias menonaktifkan dokumen dan mem-backupnya ke dalam media penyimpan eksternal seperti CD alau disket.
Tetapi kita juga bisa mengaktifkan kembali jika suatu saat diperlukan.

8. Laporan Kondisi Arsip

Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan Dalam menyusun atau menampilkan Iaporan-laporan kearsipan yang dIbutuhkan oleh pihak manajemen.

Dengan menekan hanya satu atau bebempa tombol, maka laporan akan dihasilkan dengan cepat.

Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai dengan format dan isi yang dilctapkan olch pengguna misalnya laporan arsip kedaluwarsa, laporan isi map berdasarkan klasiflkasi, laporan arsip berdasarkan klasiflkasi, laporan arsip berdasarkan pembuat atau pengirim dan sebagainya.

9. Bisa terhubung dengan jaringan computer

Pengguna bisa menghubungkan sistem kearsipan elektronik ke dalam sistem jaringan baik local maupun wide area network.
Dengan terhubung ke dalam jaringan, maka pengguna bisa memakai sistem tersebul secara multi user.

Pengaturan terdistribusi akan bermanfaal misalnya jika pimpinan dalam perusahaan membutuhkan untuk melihat arsip tertentu.

Maka cukup mengakses komputer yang ada di dekatnya dan tidak harus datang ke bagian administrasi.

Baca Juga: Definisi Arsip serta Pentingnya Mendukung sebuah Penelitian

Keuntungan pengelolaan arsip elektronik di antaranya:

1. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik

2. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip